在本文中，我们将解释邮件合并的工作原理并向您展示如何使用 Microsoft Excel 和其他软件实现它，以便您在创建个性化文档时节省时间并避免执行重复任务。
Excel 中的邮件合并是什么
在我们的邮件合并解释博客文章中，我们将邮件合并定义为使用一些自动化技术创建个性化信件、邮寄标签、文档或电子邮件的方法。
现在，当谈到 Excel 中的邮件合并时，此过程需要使用 Excel 电子表格作为数据源来实现个性化。
例如，在使用邮件合并和 Excel 个性化电子邮件时，Excel 电子表格中的每一行将包含属于一个收件人的详细信息，例如收件人的姓名、电子邮件、城市等。然后从工作表中获取这些详细信息，并将其插入到预先设计的电子邮件模板中，该模板将一次发送给多个收件人，无论是批量电子邮件活动还是某种大众传播。
邮件合并之前：创建 Excel 电子表格
由于填充的 Excel 电子表格对于我们今天演示的邮件合并过程至关重要，因此该过程的第一步是准备电子表格。
注意：如果您的 Excel 文档中已有邮件合并所需的 Outlook 联系人数据，则只需打开该文档，然后格式化数据即可。也可以通过进入 Excel，找到“打开”选项，然后单击“从此设备打开文件”来使用 .csv 或 .txt 文件格式。
因此，首先打开 Excel，然后创建一个新的电子表格或打开一个现有的电子表格。
然后，为保存邮件合并数据的每个列指定一个可识别的标签。例如，A 列为“电子邮件”，B 列为“名字”，依此类推。请记住，电子表格中的列名需要与文档模板中使用的邮件合并占位符名称（也称为邮件合并字段名称）相匹配（稍后会详细介绍）。
标记好列标题后，从工作簿第一张表的第一行开始，输入属于每个收件人的个性化信息。
Excel 中的邮件合并数据
当然，不要忘记正确格式化每个数据条目，这样电子邮件、百分比、货币、邮政编码等内容就不会引起任何问题。
对于数值，可以使用“主页”选项卡中的此选项完成。
数值工具 Excel
完成所有这些后，请适当地命名 Excel 文件并将其以 .xlsx 格式保存在本地计算机上。
然后，在继续进行任何邮件合并之前，只需关闭数据文件即可。
从 Excel 到 Word 的邮件合并
创建文档模板
前面我们提到了在文档模板中使用邮件合并占位符名称，现在是时候创建该模板了。
此任务非常简单，从打开一个新的 Microsoft Word 文档开始。
打开文档后，导航到“邮件”选项卡，然后单击“开始邮件合并”。
这将向您显示邮件合并支持的所有文档格式的下拉列表。
开始邮件合并下拉菜单
为了演示目的，我们使用电子邮件。
在我们专门介绍从 Excel 到 Word 的邮件合并博客文章中，我们将逐步指导您完成创建个性化信件、信封、标签和目录的过程，因此请务必查看。
在新打开的窗口中，撰写您的电子邮件模板并确保邮件合并的字段名称与电子表格列标签相匹配。
以下是我们的模板，其中包含个性化的问候语和电子邮件正文：
邮件合并模板
链接电子表格和 Word 文档模板
现在，为了将此邮件合并的所有部分粘合在一起，您需要在之前创建的 Excel 工作表和邮件合并文档模板之间创建一个链接。
这是通过单击“选择收件人”选项然后单击“使用现有列表”来完成的。
选择收件人下拉菜单
实施邮件合并
由于电子表格和模板现在已链接，单击发送之前剩下要做的最后一件事就是实现邮件合并。
为此，请单击“插入合并字段”，然后继续将所有邮件合并占位符名称替换为适当的合并字段，如下所示：
带有邮件合并字段的电子邮件模板
您将可以使用预览选项来查看邮件合并的结果。
该选项确实允许您使用上一个和下一个箭头浏览每个收件人的结果，如果您想在评论中更加详细，这个选项会非常方便。
邮件合并预览工具
如果一切看起来不错，您可以单击“完成并合并”，然后单击“合并到电子邮件”。
这将出现一个对话框，您需要在其中定义收件人、主题和要发送的消息类型。
执行此操作时，请确保在“收件人”字段中插入 Excel 电子表格中保存收件人电子邮件的列的名称。
邮件合并对话框
最后，点击“合并到发件箱”即可完成该过程。
您可以自动将 Excel 邮件合并到 Word 吗？
正如您在我们的说明中看到的，从 Excel 到 Word 的邮件合并仅包含几个简单的步骤。不过，如果您不想手动完成每个步骤，您可以使用 VBA（Visual Basic for Applications）脚本自动执行邮件合并过程。
VBA 允许用户编写宏或脚本，用于执行重复任务、操作数据以及与其他 Office 应用程序甚至外部文件交互。例如，VBA 脚本无需手动启动 Word 中的邮件合并，而是可以使用特定指令运行合并，从而节省时间并减少错误，尤其是在处理大型数据集时。
要了解有关如何使用 VBA 进行邮件合并的更多信息，请查看我们的其他帖子。
从 Excel 到 Outlook 的邮件合并
在本文的上一节中，我们介绍了从 Excel 到 Word 的邮件合并。现在，如果您想知道如何从 Excel 到 Outlook 进行邮件合并，我们有一个秘密要告诉您 - 步骤完全相同！
您会看到，Word 内置的用于发送电子邮件的邮件合并功能是专门为与 Outlook 作为电子邮件客户端配合使用而设计的。这是因为 Word 和 Outlook 都是 Microsoft Office 的一部分，它们可以无缝协作进行电子邮件合并。
因此，简而言之，Word 的原生邮件合并功能与 Outlook 绑定在一起以发送电子邮件。
那么，这是否意味着如果您不使用 Outlook 或想要使用其他电子邮件客户端，您将无法从 Excel 进行邮件合并？从技术上讲，是的，但还有其他选择：
导出邮件合并结果——您可以在 Word 中执行邮件合并以创建单独 电话数据 的新文档（例如，信件或电子邮件），然后手动将内容复制到另一个电子邮件客户端或平台中。
使用第三方工具 –有第三方工具和插件可供您使用邮件合并功能与其他电子邮件服务（如 Gmail、Yahoo 等）配合使用。某些工具（例如 Google Sheets 和 Gmail 的邮件合并插件）无需依赖 Outlook 即可提供类似的功能。
与其他软件进行邮件合并 – Excel 和 Word 等工具并不是邮件合并的唯一选择。Google Docs 和 Google Sheets 等平台可以与 Google 的邮件合并插件一起使用，并且还有独立的电子邮件营销平台，允许将数据合并到个性化电子邮件中。
在本文的下一部分中，我们将详细介绍如何将邮件从 Excel 合并到 Gmail，因此如果您想了解这些替代方法之一的实际工作原理，请继续阅读。
从 Excel 到 Gmail 的邮件合并
由于 Gmail 本身不支持邮件合并，就像 Outlook 支持 Word 一样，因此必须使用第三方工具。Google Sheets 就是这样一种工具，它可以为您提供以下帮助。
将数据导入 Google 表格
如果您从 Excel 数据开始，则需要将该数据传输到 Google 表格才能与 Gmail 创建邮件合并。
为此，请进入 Google 表格，打开一个空白文档，导航至文件->打开->上传，然后选择包含您的联系人数据的 .xlsx 文档。
这种方法的替代方法是简单地将数据从 Excel 复制并粘贴到 Google 表格中，但是使用这种方法时，您需要非常小心地检查是否选择了所有数据。
安装邮件合并插件
要安装该插件，请在 Google 表格的扩展程序下，导航到插件，然后获取插件。
在那里，搜索适合您需求的邮件合并插件，例如 Yet Another Mail Merge (YAMM)、Mail Merge with Attachments 或 Gmass。
对于本教程，我们选择了第一个选项。
Yamm 扩展
最后，安装插件并授予继续所需的任何权限。
起草电子邮件模板
与在 Word 中一样，在 Gmail 中，您还需要起草电子邮件模板并使用与 Google Sheets 电子表格中的列名匹配的邮件合并占位符名称。
下面是插入邮件合并占位符名称后电子邮件模板的示例。
如您所见，我们确实重复使用了在 Word 中创建的模板。
Gmail 中的邮件合并
链接电子表格和 Gmail 草稿
现在，当谈到连接电子表格和草稿时，这就是前面提到的附加组件发挥作用的地方。
因此，首先进入 Google 表格，然后使用扩展选项卡打开附加组件。
该插件将要求您选择模板，定义发件人姓名，并通过单击复选框启用跟踪。
如果您使用 YAMM 插件，它将自动检测哪一列包含邮件合并收件人的电子邮件。
启动邮件合并弹出窗口
发送电子邮件
邮件合并准备就绪后，YAMM 插件的用户可以选择发送测试电子邮件。此电子邮件将发送到用于 Google 表格的 Google 帐户的收件箱中，您将在其中看到所有占位符是否已被个性化数据替换。
如果一切看起来不错，您就可以继续安排或发送邮件合并电子邮件。
安排和发送邮件合并按钮
测试邮件合并电子邮件的最可靠方法
好的，我们已经了解了如何使用 Excel 和 Word 以及 Google Sheets 和 Gmail 实现邮件合并和预览结果。虽然这两种情况下的预览功能都很有用，但它不足以确保您的个性化电子邮件不会落入垃圾邮件中、包含错误的 HTML 和 CSS、电子邮件标题不完整、在较小/较大的屏幕尺寸上看起来不好等等。
对于这种类型的测试，您需要一个专用的工具，例如 Mailtrap 提供的工具。
Mailtrap 电子邮件测试登陆页面
Mailtrap 的电子邮件测试是检查和调试电子邮件的安全环境，不存在向用户发送测试电子邮件的垃圾邮件的风险。除了允许您通过预览功能检查所有邮件合并占位符名称是否已正确替换之外，电子邮件测试还允许您：
检查每封电子邮件的垃圾邮件分数
验证电子邮件的 HTML/CSS
搜索黑名单以查找发送域的存在
验证电子邮件标头
更多内容
要开始使用电子邮件测试，您需要做的就是创建一个免费的 Mailtrap 帐户并完成入门指南中详细介绍的简单设置。
使用 Excel 进行邮件合并的便捷替代方法
除了 Excel 和 Word，还可以使用 Google Sheets 和 Google Docs、Microsoft Word 和 Microsoft Access 以及其他适当工具的组合来完成邮件合并。但如果您只想使用一个软件来生成个性化电子邮件怎么办？在这种情况下，您必须使用Mailtrap这样的平台。
在 Mailtrap 中，用户可以访问名为“联系人”的功能，该功能用于在平台上上传和存储联系人详细信息。联系人还可以组织到不同的电子邮件列表中，以发送有针对性的活动。
那么这与邮件合并有什么关系呢？嗯，您看，在将任何联系人上传到 Mailtrap 之前，您可以识别变量，例如名字和姓氏、出生日期、地址等，并为这些变量创建自定义字段。
Mailtrap 联系人字段
稍后，借助自定义字段，您可以创建个性化电子邮件并将其发送给 Mailtrap 中的收件人。
对于每个自定义字段，您需要输入名称、选择类型并分配合并标签。
Mailtrap 联系人字段创建表单
这样，就可以在邮件合并过程中使用该字段，并且向您的联系人发送个性化电子邮件所需的步骤比使用 Excel + Word、Google Sheets + Google Docs 或其他替代方案要少得多。
此外，由于 Mailtrap平台内提供了电子邮件测试工具，您可以在发送之前检查电子邮件，并确保合并标签已被自定义字段值正确替换。
使用 Mailtrap 免费发送电子邮件
总结
无论是发送个性化电子邮件还是其他类型的文档，邮件合并都可以成为您的最佳伙伴，因为它消除了“手动”完成所有操作的浪费时间的麻烦。
通过邮件合并，只需几个简单的步骤，您就可以直接从 Excel 表格（或 Google 表格，如果您喜欢 Gmail）中提取数据并将其放入现成的模板中。只是不要忘记在发送之前仔细检查这些电子邮件或数字或打印文档。祝您合并愉快！
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