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过去五年来，有关合规的新法律数量有所增加。这些法律影响多个领域，不仅限于金融、教育、保险、医疗保健等。这些部门存储和处理非常敏感的客户数据，必须小心处理。过时的工作流程和手动流程很容易出现人为错误，这是当今世界的潜在安全漏洞。为了满足这些监管要求，越来越多的企业开始寻求自动化技术的帮助。
在本文中，我们将了解自动化如何帮助像您这样的企业实现合规性。

自动化技术如何帮助您的企业保持合规？
文档管理系统 (DMS)、机器人流程自动化 (RPA) 和业务流程管理 (BPM) 等自动化解决方案有助于在组织内实施更强大的合规策略。DMS可以轻松创建、上传、存储和发送文档。RPA利用人工智能 (AI) 和机器学习 (ML) 来自动执行通常由人类执行的高度重复的任务。BPM是公司用来优化其核心业务流程（也称为工作流程）的方法。 BPM 可以在本地部署、作为软件部署、通过云部署或作为混合解决方案部署，具体取决于业务需求。幸运的是，有一些综合平台具有混合选项，可以轻松替换或集成所有这些技术。其结果是企业更加道德和高效，业务运营更加顺畅，数据安全性更强，管理成本降低，并且没有罚款和法律后果。以下是混合、包罗万象的产品法可以改变您的企业解决合规性问题的众多功能中的一些功能：








用户识别和认证
集中数据库中的安全信息
用户的访问权限有限，以适应不同的安全许可级别
根据职位描述分配角色
实时操作通知（推送）
通过报告系统进行错误跟踪和轻松审核
凭借这一大型企业解决方案的灵活性，自动化软件生成的活动报告大大增强了安全协议。这些报告提供了用户活动、帐户和责任的宏观视图，快速指示发生的违规和错误。

利用自动化技术降低风险
授予利益相关者相同的编辑报告的权限可能会失控。确保手动流程的安全几乎是不可能的，但许多组织仍然使用Microsoft Excel 电子表格来存储合规性数据。例如，税务行业必须遵守政府要求，准确报告税务文件。根据Tiplati 和 Gatepoint Research 2018 年的一份报告，“30% 的公司根本不验证税表，而 45% 的公司则手动验证。”由多人将数据输入电子表格可能会出现人为错误。由于缺乏标准化和严格的操作，轻微的错误可能会导致大学经济援助延迟或发生第一资本安全漏洞等事件。没有适当的流程安全措施和中央存储库可能会导 哥斯达黎加电报负责人 致网络攻击、信息泄露和法律诉讼。此外，如果您的企业没有 IT 基础设施来实时检测这些错误，您就有违反国际、联邦和州法规的风险。那么您的企业如何利用技术来避免风险情况呢？答案是将自动化解决方案纳入公司的 IT 战略中。通过自动化各方之间的信息流，可以安全、快速地传输数据，并保证能够响应不断变化的政策变化。如今，大多数公司都在其技术堆栈中使用多层云策略。虽然云的多功能性和强度自然会带来更高的安全性，但仍然需要客户检查权限，特别是在使用混合云解决方案时。无论云中发生什么，都必须转移到本地组件，否则控制和安全就会受到威胁。


建立合规业务的最佳实践
有多种方法可以在组织层面推动合规性。以下是一些经过验证的技巧，可帮助您实施可靠的合规策略：

提交工作文件版本的链接以供审查，而不是提交文档本身，以通过限制对文档早期版本的访问来混淆。
通过自动删除来自动保留，或选择在单击“删除”按钮之前发送电子邮件通知。
检查文档保留限制。保留记录超过规定的保留期限会产生不合规和侵犯隐私的风险。
使用正确的平台将您的文档移至云端。 Amazon Web Services 是值得信赖的企业级云服务提供商，满足广泛的国际和行业特定合规标准。云还提供内置安全性。