缩短电话会议时间的 7 个步骤

[nurnobi40]

如果您与来自不同地点的同事或客户一起工作，您可能必须参加商务电话，即著名的电话会议。对于分布式团队来说，调用是不可避免的祸害，但他们最大的问题可能是人们花费的时间太长并且创建了太多的调用。由于Mandaê 团队分散且客户分布在不同地点，我们遵循记者 Laura Vanderkam的建议，将与您分享缩短电话会议时间的 7 个步骤：


1. 询问是否确实需要进行通话。

最短的呼叫是不开始的呼叫。如果您只是分享信息，请写一封电子邮件。你可以说人们不会读它，但大多数人无论如何也不会注意你所说的内容。

2. 限制参与者的数量。

虽然会议室对参与者有实际限制，但您可以在电话会议中 秘鲁手机号码列表 添加任意数量的人员。更多的人意味着更多的干扰，也意味着更多的机会出现狗吠和浴室噪音。一个很好的提示：如果有人可以在通话期间玩纸牌游戏，那是因为他们不应该在那里。将通话保留给一小群活跃的参与者。

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3. 留出开始和结束的时间。

所有会议都需要有一个目的。但知道你需要谈论什么与确切地知道你要谈论每个主题的多少和多长时间是不同的。设置持续时间；有一个结束。不要立即安排1 小时的通话。如果您有 42 分钟的谈话内容，请去安排一次42 分钟的通话。尽管人们可能会笑，但尴尬的运行时间会提醒他们，它有一个特定的结束时间，所以要认真对待。

4. 让人们了解情况。

电话会议（以及一般会议）的最大问题之一是参与者不阅读之前分发的材料，迫使每个人坐下来听解释。你可以提前很长时间发送材料，但人们仍然会拖延。获得声誉的一个有趣方法是向某人随机询问材料中的某些内容，引起人们的注意。



5. 使用名字。

电话会议中的许多混乱是人们同时开始讲话并且彼此重叠。如果你只与几个人互动，你就会面临相反的风险：当人们试图找出谁应该先发言时，会出现长时间的沉默。通话组织者应该称呼该人的名字，而不是向任何想要回答的人提出开放式问题。

6. 使用权威而不使用武力。

有些人甚至严格限制一个人的说话时间（例如一次 30 秒）。但你可以实现同样的目标，而不必使用武力，或者不提出有用的问题：始终关注议程的持续时间。如果有人说得太多，你可以提醒他们“嘿，我们只有 30 秒时间，我们就换个话题。有人想发表最后的评论吗？” 您甚至可以在每个项目结束时以及通话结束时发出蜂鸣声。

7. 创建一个切线聊天窗口。

人们往往会对通话的中心话题发表无用的评论，或者提出不恰当的问题。问题是打断别人会延长通话时间。不要强迫参与者保持安静，而是创建一个聊天窗口，让参与者记住这一点，并且让主持人检查相关问题，而不必处理多个人同时说话。