CLM 实施：每个阶段该做什么（以及不该做什么）
Posted: Sun Dec 15, 2024 4:09 am
协议不仅仅是电子签名和数字存储。随着您的业务不断发展，找到合适的合同生命周期管理 (CLM) 工具来简化许多常见的交易活动是非常有价值的。如果您的团队偶尔遇到合同工作流程、通过复制/粘贴生成新文档或浪费时间在旧协议中搜索语言的问题，那么合同生命周期管理工具可能适合您。
如果您以前没有这样做过，那么查找和实施 CLM 的过程可能会令人生畏。整个过程中有几个重要步骤将决定整体实施的质量。为了获得最佳结果，您需要确保知道如何处理每个问题。这就是我们在本文中要做的事情：准确解释在 CLM 投资流程的每个阶段该做什么（以及不该做什么）。
组织应通过评估当前的合同管理流程并评估每个阶段的成功来开始评估流程。对于每个阶段，您必须对所使用的人员和技术有清晰的了解。在与供应商交谈之前，请创建一份清晰的清单，列出您希望在这些合同步骤中实现的业务成果。例如，您可能希望缩短合同周期时间、提高可见性、提高客户满意度、最大限度地减少外部法律费用、降低风险或使用更高的自动化程度。
指出这些具体目标将是整个练习中几个步骤的关键部分。让参与组织合同工作（销售、法律、采购、IT 等）的任何团队的领导参与进来，并询问他们希望合同生命周期管理工具如何改变他们的日常工作。一旦您明确了该清单，就可以开始评估潜在的供应商了。
1. 供应商评估
不要这样做：将功能放在第一位
这样做：优先考虑能力和战略
合同生命周期管理的建议请求 (RFP) 和信息请求 (RFI) 通常包含太多功能性是/否问题，这些问题要么 1) 不简单，要么 2) 很容易被绕过。如果您问“您的工具是否与从技术上讲，这个答案并没有错，但也没有任何帮助。
最好的问题集中在产品策略上。更好的 RFP 问题是：“您能描述一下您的解决方案在过去 12 个月内实施 手机号数据库列表 的创新吗？”这应该触及 CLM 产品方法的核心，并确定产品团队与市场接触的程度。
这也有助于确定产品的容量。例如，一家 CLM 供应商最近在其发行说明中表示，他们已启用新的审批功能。过去十年的大部分时间里，Gartner 魔力象限中的 CLM 领导者都提供了这种功能。如果供应商吹嘘现在就推出它，那么它在其他创新方面也可能长期落后。
2. 选拔阶段
不要这样做：将短期成本作为主要决策标准
这样做：要求入围供应商提供长期价值证明
到 2022 年，CLM 的风险投资资金将远远超过 20 亿美元，该领域的主要目标是增加市场份额以实现高估值。在这样一个竞争激烈的领域，人们往往会对最初的实施做出很大的承诺。在评估选项时，要非常警惕常见的回避策略：前瞻性承诺、通用的预先录制的演示、有关当前资源的蹩脚细节以及一次性价格折扣。
人们常常过多地关注产品的初始成本，尤其是在经济紧缩的情况下。检查价格很重要，但要检查是否物有所值。以折扣价购买 CLM 可能会导致隐藏成本，并在长期合同的生命周期内实现最小的价值。
相反，选择一个已在类似业务或用例中证明成功的工具。通常，未来成功的最佳指标就是过去的成功。如果您的选择之一有为像您这样的公司工作过的历史，那么这不仅仅是关于有吸引力的未来功能的承诺。寻找具有长期业绩记录并专注于从您的解决方案中获取价值的合作伙伴。最重要的是，倾听那些有志于创造采用、培训和使用的人的意见，而不是那些将演讲重点放在第一年成本上的人的意见。
3、合同阶段
不要这样做：关注技术结果
这样做：关注业务成果
您会在 CLM 销售周期中听到很多术语，足以需要术语表或参考指南：工作流程、元数据、动态模板、智能存储库、AI 主题、摄取、摘录......
当每个解决方案对这些术语的定义不同时，如何量化和验证这些术语？简单的答案是将它们作为您想要实现的业务成果之后的次要目标。
拥有“10 个模板”固然很好，但在全球范围内获取并动态生成全套所需的供应商入职合同是一个更好的结果。一个好的经验法则是确保您的团队定义您需要 CLM 工具为您做什么，而不是根据特定供应商的优势定制所需的结果。
4.探索阶段
不要这样做：走捷径以节省时间
这样做：行动前仔细检查
您已经完成了 RFI、RFP、多阶段预筛选流程，与十几家供应商和实施者进行了交谈，并协商了许可或服务协议。没有人会责怪你希望探索阶段尽快结束，但这种不耐烦可能会让你付出高昂的代价。
探索阶段通常是技术计划的决定性步骤。专注于您想要的结果来进行发现，聘请专家来定义最佳流程，并确保流程和结果之间的一致性。这将在未来的每个阶段节省您的时间和金钱。
如果您以前没有这样做过，那么查找和实施 CLM 的过程可能会令人生畏。整个过程中有几个重要步骤将决定整体实施的质量。为了获得最佳结果，您需要确保知道如何处理每个问题。这就是我们在本文中要做的事情：准确解释在 CLM 投资流程的每个阶段该做什么（以及不该做什么）。
组织应通过评估当前的合同管理流程并评估每个阶段的成功来开始评估流程。对于每个阶段，您必须对所使用的人员和技术有清晰的了解。在与供应商交谈之前，请创建一份清晰的清单，列出您希望在这些合同步骤中实现的业务成果。例如，您可能希望缩短合同周期时间、提高可见性、提高客户满意度、最大限度地减少外部法律费用、降低风险或使用更高的自动化程度。
指出这些具体目标将是整个练习中几个步骤的关键部分。让参与组织合同工作（销售、法律、采购、IT 等）的任何团队的领导参与进来，并询问他们希望合同生命周期管理工具如何改变他们的日常工作。一旦您明确了该清单，就可以开始评估潜在的供应商了。
1. 供应商评估
不要这样做：将功能放在第一位
这样做：优先考虑能力和战略
合同生命周期管理的建议请求 (RFP) 和信息请求 (RFI) 通常包含太多功能性是/否问题，这些问题要么 1) 不简单，要么 2) 很容易被绕过。如果您问“您的工具是否与从技术上讲，这个答案并没有错，但也没有任何帮助。
最好的问题集中在产品策略上。更好的 RFP 问题是：“您能描述一下您的解决方案在过去 12 个月内实施 手机号数据库列表 的创新吗？”这应该触及 CLM 产品方法的核心，并确定产品团队与市场接触的程度。
这也有助于确定产品的容量。例如，一家 CLM 供应商最近在其发行说明中表示，他们已启用新的审批功能。过去十年的大部分时间里，Gartner 魔力象限中的 CLM 领导者都提供了这种功能。如果供应商吹嘘现在就推出它，那么它在其他创新方面也可能长期落后。
2. 选拔阶段
不要这样做：将短期成本作为主要决策标准
这样做：要求入围供应商提供长期价值证明
到 2022 年，CLM 的风险投资资金将远远超过 20 亿美元，该领域的主要目标是增加市场份额以实现高估值。在这样一个竞争激烈的领域，人们往往会对最初的实施做出很大的承诺。在评估选项时，要非常警惕常见的回避策略：前瞻性承诺、通用的预先录制的演示、有关当前资源的蹩脚细节以及一次性价格折扣。
人们常常过多地关注产品的初始成本，尤其是在经济紧缩的情况下。检查价格很重要，但要检查是否物有所值。以折扣价购买 CLM 可能会导致隐藏成本，并在长期合同的生命周期内实现最小的价值。
相反，选择一个已在类似业务或用例中证明成功的工具。通常，未来成功的最佳指标就是过去的成功。如果您的选择之一有为像您这样的公司工作过的历史，那么这不仅仅是关于有吸引力的未来功能的承诺。寻找具有长期业绩记录并专注于从您的解决方案中获取价值的合作伙伴。最重要的是，倾听那些有志于创造采用、培训和使用的人的意见，而不是那些将演讲重点放在第一年成本上的人的意见。
3、合同阶段
不要这样做：关注技术结果
这样做：关注业务成果
您会在 CLM 销售周期中听到很多术语，足以需要术语表或参考指南：工作流程、元数据、动态模板、智能存储库、AI 主题、摄取、摘录......
当每个解决方案对这些术语的定义不同时，如何量化和验证这些术语？简单的答案是将它们作为您想要实现的业务成果之后的次要目标。
拥有“10 个模板”固然很好，但在全球范围内获取并动态生成全套所需的供应商入职合同是一个更好的结果。一个好的经验法则是确保您的团队定义您需要 CLM 工具为您做什么，而不是根据特定供应商的优势定制所需的结果。
4.探索阶段
不要这样做：走捷径以节省时间
这样做：行动前仔细检查
您已经完成了 RFI、RFP、多阶段预筛选流程，与十几家供应商和实施者进行了交谈，并协商了许可或服务协议。没有人会责怪你希望探索阶段尽快结束，但这种不耐烦可能会让你付出高昂的代价。
探索阶段通常是技术计划的决定性步骤。专注于您想要的结果来进行发现，聘请专家来定义最佳流程，并确保流程和结果之间的一致性。这将在未来的每个阶段节省您的时间和金钱。