电子邮件礼仪是一套指导我们沟通策略的规则或信念。它告诉我们发送电子邮件时应使用什么样的语气、声音和整体信息。
学会区分好的和坏的电子邮件礼仪可以改善我们的沟通，阿尔及利亚电话号码资源 传达专业精神，并帮助我们避免不必要的误解。
但要真正理解电子邮件礼仪的概念，我们需要学习基础知识，例如：
电子邮件礼仪的基础是什么
为什么电子邮件礼仪很重要
电子邮件礼仪示例
不良电子邮件礼仪示例
应遵循的电子邮件礼仪最佳做法
电子邮件礼仪的基础是什么？
网络礼仪
如上所述，电子邮件礼仪是一套我们应该遵守的规则。然而，没有人真正管理这些规则。可以将其视为基于以下基础的集体理解：
专业性
由于我们身处商务沟通领域，我们总是希望在每封电子邮件中传达出一种专业精神。适当的电子邮件语言表明我们值得尊重、体贴且高效。
效率
撰写简短而精炼的电子邮件 — 这是商务沟通的 101 项基本原则。但简短的电子邮件与高效电子邮件之间是有区别的。简短的电子邮件只是包含几个单词的电子邮件。
效率意味着以清晰易懂的方式传达核心信息。
表达清晰
表达是我们在电子邮件中使用的语气。适当的语气和电子邮件格式有助于我们避免误解或冲突。表达的清晰度至关重要。明确表达我们想要传达的内容会使我们的电子邮件简洁明了，并保护我们免于承担责任。
免于承担责任
误解很容易导致专业领域的责任。所有企业都对通过电子邮件发布的内容或采取的行动负有法律责任。例如诽谤、骚扰和泄露机密信息。
为什么电子邮件礼仪很重要？
电子邮件礼仪简化了商务沟通，并让收件人了解我们是谁、我们的专业程度以及我们的智慧。
例如，常见的电子邮件礼仪是写一封没有错误和语法失误的电子邮件。如果我们的电子邮件中充斥着错误，就会对我们的整个业务产生负面影响。
当我们在电子邮件中践行正确的礼仪时，我们可以简化办公室间和远程通信。更重要的是，它可以让我们所有的电子邮件在未来都经得起时间的考验。
电子邮件礼仪示例
电子邮件礼仪
电子邮件礼仪有助于规范我们的商务沟通。以下是每个企业或个人都应遵循的 12 个基本电子邮件礼仪示例：
使用标准格式
在几乎所有情况下，发送电子邮件时都应使用标准格式。在大多数情况下，更改字体、文本大小或颜色可能不合适。
如果需要使用斜体或粗体文字，请尽量少用。不要在整个段落或长串文字中使用它们。
有时，包含大量图形的 HTML 电子邮件可能会导致传递问题。阅读我们的HTML 与纯文本指南，了解哪种方式最适合您。
包含清晰的主题行
主题行应与您的核心信息相关。例如，如果您想跟进丢失的电子邮件附件，您可以写：“跟进 {{topic}} 附件”。
根据经验法则，您需要清晰直接。在冷电子邮件活动中，具有相关、简短且描述性主题行的电子邮件的打开率更高。
您还应该考虑移动用户。平均而言，建议在移动设备上可以完整看到的主题行长度约为 4 到 7 个单词或 30 到 50 个字符。
来自专业电子邮件地址的电子邮件
您要发送商务电子邮件吗？那么您应该使用专业的电子邮件地址，而不是您在高中时创建的电子邮件地址，例如“ [email protected] ”。
如果您只是作为自由职业者工作而没有商业域名，那么使用您的名字 + 姓氏作为您的电子邮件就可以了。
包含数字也应该没问题；但不要太多。一两个数字就够了。而且，永远不要使用符号，因为这不专业，而且会引起问题。
使用正确的电子邮件结构
商务或专业电子邮件具有严格的结构，因此易于编写。已经有指南；您只需填写空白即可。
以下是标准电子邮件结构的简要概述：
包含与电子邮件核心信息相关的主题行
使用问候语和称呼
第一次给某人发送电子邮件时应使用介绍
电子邮件正文应简短而简洁
使用专业的签名
使用专业的问候
问候和致意为整封电子邮件定下了基调。电子邮件礼仪告诉我们，我们的问候可以根据我们发送电子邮件的对象进行调整。
例如，当您给同事发送电子邮件时，使用“您好，{{first name}}”应该没问题。但是，如果您给医生或律师发送电子邮件，则必须确认他们的头衔。
最好使用收件人的全名，而不是缩写。除非他们之前使用过该电子邮件签名，否则您不能假设名为“Thomas”的人会使用“Tom”这个名字。
使用简介
如果你给不认识你或你的公司的人发邮件，那么在开头几行介绍自己是适当的礼仪。让他们知道你是如何获得他们的信息的。
“我的名字是 {{你的名字}}，我代表 {{你的公司}}。{{简短介绍一下你是如何获得他们的电子邮件信息的}}。我联系你是因为 {{发送电子邮件的原因}}”。
介绍要简短而亲切。不要过度解释，也不要让邮件的前半部分完全是关于你自己的。
谨慎选择你的签名
结尾就像我们辛苦获得的礼物上的丝带。如果主题行、称呼和简介有助于给人留下良好的第一印象，那么结尾则会给人留下持久的印象。
选择电子邮件结尾时，请考虑电子邮件的语气和受众。结尾中第一个单词的首字母只能大写。
我们发现一些最有效的签字方式如下：
提前致谢，
期待了解更多（或任何以行动为导向的 CTA）
此致，
亲切的问候，
避免使用非正式且可疑的签名，例如：
爱，
敬上，
和平，
单词的缩写形式（Thx、Rgds）
保持专业语气
在几乎所有情况下，请保持友好、礼貌和专业的语气。以下是您在下一封电子邮件中实现此目的的方法。
根据事实而不是观点或情感提供简洁的信息。
避免用大写字母撰写电子邮件。阅读时，听起来就像对方在大喊大叫。
避免在电子邮件中使用否定的词语或讽刺的语言（如果没有上下文，可能翻译得不太好）。
始终使用完整的句子和正确的语法。
在适当的标签中标记收件人
总会有需要在电子邮件中标记其他人的情况。这种情况在公司环境中经常发生。
正确的电子邮件礼仪规定，“收件人”字段中标记的人必须是您希望根据您的请求采取行动的人。
“CC”（抄送）字段中的人是您不想采取行动的人，但仍应收到此操作可能导致的任何更改的通知。
BCC（密件抄送）字段是您想要隐藏的收件人。其他收件人将看不到此字段中标记的人员。
不要分享有争议的话题
即使您只是在一家公司工作并向与您非常亲密的同事发送电子邮件，使用攻击性语言分享有争议的话题也会对组织造成不可挽回的损害。
因此，请避免谈论、分享或转发可能在工作场所内外流传的种族主义、性别歧视、宗教、政治或八卦话题的电子邮件。
不要通过电子邮件发送机密或私人信息
机密信息，例如公司财务预测、业务预测、客户名单、员工信息或销售专利，受法律保护。
与无权查看这些电子邮件的人共享这些电子邮件可能会带来严重后果。我们不想遇到任何法律问题。
此外，你不应该谈论同事的隐私信息。例如，同事私下告诉你一些敏感话题。
避免使用过多或不熟悉的电子邮件缩写
即使是在小众市场，沟通也必须清晰。这就是为什么我们需要避免使用过多或不熟悉的缩写。
完整拼写单词，不要使用缩写。缩写词应仅限于您所在行业内广泛使用的缩写词。
一封充斥着缩写的电子邮件可能会引起混淆，并可能疏远收件人。如果您需要使用缩写，请添加简短的描述以消除混淆。
